Csevegjünk! Chat alkalmazások és Etikett

A belső kommunikáció hatékonyságának növelése érdekében számos cég és szervezet vált át a hagyományos, írásos kommunikációs módszerekről (mint például az email) csevegő alkalmazások használatára. Ezek az alkalmazások jelentik a munkavállalók, csapattagok közötti gyors kommunikációt, és a jobb, hatékonyabb együttműködést, valamint ezek mellett csökkentik az e-mailek mennyiségét is, nem is beszélve arról, hogy ingyenes, diszkrét és nem kell tartanunk a telefonálásból eredő hangzavartól sem. Ma már számtalan ilyen applikáció található meg a piacon. A következő részben az ezekre vonatkozó szabályokat szeretném bemutatni.

  • Professzionális megjelenés - Bár nagyon apró részletnek tűnik, ezért nem tudom elégszer kihangsúlyozni, hogy bár a fénykép elég kicsi ikon formájában van jelen, sokat elárul rólunk, ugyanis arra is rá lehet kattintani és meg lehet nézni. Így javasolt egy olyan fénykép feltöltése profilképként a csevegő alkalmazásoknál is, amit szívesen vállalunk, ami pozitív benyomást kelt, és professzionális megjelenést kölcsönöz. Ez kiemelten fontos, ha olyanokkal is csevegünk, akik nem ismernek minket személyesen, és e fénykép alapján döntik el, hogy vajon milyenek is lehetünk a való életben.
  • Legyünk udvariasak - Akár a valós életben, a csevegéseknél is tartsuk be az alapvető udvariassági szabályokat. Mindig köszönéssel indítsunk, és csak utána kérdezzünk vagy fűzzük hozzá a beszélgetéshez megjegyzésünket, ezzel pozitív benyomást keltünk magunkról és könnyebben kialakítunk kapcsolatokat. Legyünk készségesek válaszolni, reagálni, de tudjuk, hogy hol van a határ. Személyes konfliktusokat ne csevegésekben rendezzünk, főként, ha mások is olvassák.
  • Konszolidált üzeneteket küldjünk - Sokan a chat beszélgetéseket úgy értelmezik, mint a szóbeli kommunikáció írásos vetületét, mintha beszélgetnénk, csak írásos formában. Ezzel a rossz megközelítéssel rögtönzött kommunikációs csatornává tesszük, az e-mailekkel szemben, ahol átgondoltan, megfogalmazzuk mondanivalónkat, jobban felkészülünk. Nem szabad figyelmen kívül hagynunk azt a tényt sem, hogy amíg élő szóban beszédünket szegmensekre bontjuk, hogy érthetőbbek legyünk, úgy, ha ezt szöveges üzenetben tesszük, akkor a megszakadt beszélgetést eredményez, hanyag üzenetváltást, amely elvonja a munkatársak figyelmét és torzítja a mondanivaló lényegét. Fogalmazzuk meg mondanivalónkat világosan és lehetőleg egy üzenetben.
  • Csak a megfelelő embereket vonjuk bele a beszélgetésbe - Ismerős az az érzés, amikor valaki rákattint a "Válasz mindenkinek" gombra, ahelyett, hogy csak annak küldené el az emailt, akinek muszáj? Igen, a csoportos csevegéseknél is megvan ez az érzés. Ha olyan témát hozunk fel, ami nem tartozik a csevegésben résztvevő többi emberre, akkor csak a releváns emberekkel vegyük fel a kapcsolatot, vagy írjunk rá az illetőre privát üzenetben a csoportos csevegésen kívül. Ne zavarjuk a többieket.
  • Ne zavarjunk!- Amikor egy zárt ajtóval találkozunk, először is bekopogunk. Ugyanez igaz a csevegéseknél is. Ha valakinél a "ne zavarjanak" jelzés vagy írás látszik, akkor tekintsünk rá úgy, mint egy zárt ajtóra. Az illető lehet, megbeszélésen van, vagy valami olyan munkát végez épp, ami koncentrációt igényel.
  • Ne vigyük túlzásba!- A csevegések szövegeihez és írásjeleihez általában hangulatjeleket, képeket, és néha GIF-eket adunk. Képek használatával ugyan megadhatjuk az üzenet alaphangulatát, viszont, ha túlzásba visszük, akkor irritálhatja vagy kizökkentheti a kollégáinkat, főnökeink és üzleti partnereink szemében pedig torz, negatív képet alakíthatunk ki magunkról. Ne felejtsük el, hogy a mai világban számtalan olyan hivatalos csevegés létezik, ahol a felek nem ismerik egymást személyesen, így az első benyomás és professzionális viselkedésünk fenntartása érdekében, kellő gondossággal válogassuk meg, és mérlegeljük a hangulatjelek használatát. A hivatalos célú csevegések tekintetében, érdemes a következő hat pontot átgondolni.
  1. Figyeljünk a helyesírásra. Mindig nézzük át az üzenetet, főként, ha magasabb rangú személyekkel kommunikálunk vagy más kultúrában élőkkel, így elkerülhetjük a félreértéseket.. 
  2. A hangulatjelek és különböző figurák használata gyerekesnek és tiszteletlennek tűnhet, bár mindannyian tudjuk, hogy a hangulatjelek feldobhatják az üzeneteket, mégis kiemelt odafigyeléssel használjuk őket. Ha már kialakult az irodai szokás a kollégákkal, akkor persze belefér, hogy egy-egy hangulatjellel fejezzük ki éppen aktuális érzelmi állapotunkat, vagy reagálunk egy üzenetre, viszont ez elkerülendő a komolyabb hivatalos csevegéseknél.
  3. Kerüljük a rövidítéseket! Ezt nem elég elégszer hangsúlyozni, ugyanis, ami beleférhet egy személyes csevegésnél, az nem feltételezi azt, hogy hivatalos minősítésünkben is rövidíthetünk. Használjuk, amikor biztosan tudjuk, hogy nem lesz értelmetlen a beszélgetés, és megtartja komolyságát.
  4. A csupa nagybetű kiabáló vagy emelkedett hangnemet sugároz, így figyeljünk oda, valóban ezt az üzenetet szeretnénk közvetíteni beszélgetőpartnerünk felé?
  5. Ne vigyük túlzásba a felkiáltójelek és kérdőjelek használatát. Például: "Valóban?????"
  6. Kerüljük a GIF-ek használatát, mely felhígíthatja vagy semlegesítheti az üzeneted mondanivalóját.